Ratgeber für Veranstalter und Vereine
Absagen oder verschieben: so machst du es richtig.
Unwetter, zu wenige Anmeldungen, ein Ausfall auf der Bühne: Fast jeder muss irgendwann absagen. Wer vorbereitet ist, verliert dabei weder Geld noch Vertrauen. Diese Übersicht ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Vorher festlegen, nicht mittendrin
- Wer entscheidet? Eine Person benennen, nicht das ganze Gremium.
- Woran wird entschieden? Zum Beispiel amtliche Unwetterwarnung, Mindestteilnehmerzahl, Absage eines Hauptacts.
- Bis wann wird entschieden? Ein fester Zeitpunkt verhindert stundenlanges Zögern.
- Was passiert dann? Verschieben, verkleinern, nach drinnen verlegen oder absagen.
Die Reihenfolge der Meldungen
- Team und Helfer – sie planen ihren Tag danach.
- Mitwirkende: Bands, DJs, Dienstleister, Verleiher, Caterer.
- Behörden und Partner, wenn eine Genehmigung oder Fläche betroffen ist.
- Gäste über alle Kanäle: Website, Social Media, Newsletter, Aushang.
- Presse und Kalender, in denen der Termin steht – auch Regional.Events, damit nichts Falsches stehen bleibt.
Wie du es formulierst
Kurz, klar, ohne Ausflüchte. Die drei Punkte, die Gäste wissen wollen: Findet es statt? Warum nicht? Was passiert mit Tickets oder Anmeldungen?
Ein Beispiel: „Unser Sommerfest am Samstag fällt wegen der amtlichen Unwetterwarnung aus. Wir holen es am 14. September nach, gleicher Ort, gleiche Uhrzeit. Gekaufte Karten behalten ihre Gültigkeit. Wer nicht kann, bekommt den Preis erstattet – Meldung per E-Mail genügt.“
Geld, Verträge, Tickets
- Verträge mit Dienstleistern prüfen: Bis wann ist eine kostenfreie Absage möglich?
- Bei Verschiebung zuerst fragen, ob Mitwirkende am Ersatztermin können – erst dann veröffentlichen.
- Tickets: Gültigkeit am Ersatztermin ist üblich, Erstattung sollte trotzdem möglich sein.
- Anzahlungen dokumentieren und Fristen notieren.
- Bereits gemeldete Musiknutzung und Anmeldungen bei Behörden zurückziehen.
Nach der Absage
- Alte Beiträge und Aushänge anpassen, nicht nur neue veröffentlichen
- Ersatztermin früh kommunizieren, sobald er sicher steht
- Helfern und Partnern danken, auch wenn nichts stattgefunden hat
- Kurz auswerten: Hat die Entscheidungsregel funktioniert?
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Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Wann sollte man eine Veranstaltung absagen?
Sobald die vorher festgelegten Kriterien erfüllt sind – etwa eine amtliche Unwetterwarnung oder eine unterschrittene Mindestteilnehmerzahl. Je früher die Entscheidung fällt, desto weniger Kosten entstehen.
Wen muss ich bei einer Absage informieren?
Zuerst Team und Helfer, dann Mitwirkende und Dienstleister, danach Behörden und Partner, anschließend Gäste über alle Kanäle sowie Presse und Veranstaltungskalender.
Müssen Tickets erstattet werden?
Bei einer Absage ist eine Erstattung üblich. Bei einer Verschiebung behalten Tickets meist ihre Gültigkeit, eine Erstattung auf Wunsch schafft trotzdem Vertrauen. Was rechtlich gilt, hängt vom Einzelfall und euren Bedingungen ab.
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